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对文秘工作的认识

作者:admin 来源:未知  点击:185
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  文秘作为一种复合型人才,事务比较繁杂。“端茶 送水”,“吃青春饭”作为文秘工作定性的传统思维模 式,也在年复一年的逐渐改变。企业对文秘人员素质 的要求也越来越高, 对文秘本身知识复合、 能力复合、 思维复合考察更加细微、严谨。文秘工作作为一种承 上启下、过渡传递信息的特殊职能,必须力争完全会 意、贯彻领导意图,不扭曲、不强加个人思维去执行 领导交办的事情,在执行事务当中应当严谨细致,井 然有序的落实。对文件处理上戒除粗枝大叶、马马虎 虎;对汇报情况上应当实事求是,如实反映。上级交 办事务在规定时间内无法完成,要及时反馈、上报, 不能私自推延,自行安排。在掌管公司要文与协助各 个部门解决问题, 接触公司内部保密待处理的文件时, 必须对公司重要事务采取守口如瓶,严守公司机密。 强化公司、部门的保密性。 文秘工作也是一个漫长文字“堆砌”的脑力工作, 从精心构思,到文章的“问世”,往往要认真思考、深 思远虑,翻阅大量资料,在马不停蹄追赶急需交工的 任务。中间环节往往无法比拟的艰巨。工作时间也不 是常说的“到点上班,到点下班”的作息时间,往往为 了完成某个任务而通宵达旦的加班加点,也没因四季 更迭,而出现“淡旺季节”,它是一种长年累月的疲劳 战。文秘也是一种幕后的“导演”,辅助、穿插在每件 事情的来龙去脉之中,到敲定“板砖”的时候,由领导 “一锤定音”。秘书没有抛头露面的机会,成就和功效 往往无人知晓,衡量工作的好坏往往体现在一个领导 身上,领导做起事来得心应手、有条不紊往往就是文 秘最大得成功。 作为一个文秘不仅要熟练办公应用软件,还要掌 握办公室的工作技巧,并且在上司没有过问的情况下 表现出责任感,以实际行动显示主动性和判断力,在 赋予的权力范围内果断做出决定。并且时时刻刻了解 公司动态,及时掌握公司经营管理信息,并在公司公 文中能体现、彰显公司业绩,激发员工奋斗热情。对 文秘的认识,本人也只能从客观角度去理解一些凤毛 麟角的知识, 希望在以后得生活当中更多的融合实际, 逐渐锻炼 我在企业从事办公室秘书工作已有数载,多年来的办公室工作使我深深认识到,办公 室是一个单位的行政指挥中心,是一个单位的窗口,是集行政、文字、信息、办公用品管理 等工作的综合科室,事情琐碎而繁杂,担负着参与政务、管理事务、综合服务的任务。就我 个人而言,起草各种文字材料是我工作中的一项重要内容,下面,我想就这方面的工作谈几 点自己的浅显认识。 起草材料之前,首先需要弄清领导的意图,然后精心构思,认真思考,阅读大量的相关资 料,才能投入写作,一份文字材料,往往要经过多次修改才能完成。起草文字材料是一项艰 苦的脑力劳动,有时材料要得急,为了赶写材料,经常需要加班加点,打通宵、“连轴转” 都是家常事。当别人休息娱乐或已进入梦乡的时候,往往是文字秘书伏案写作、紧张工作的 时间。而且,这种超负荷的劳动不分“淡旺季”,是常年不断的疲劳战。因此,如果没有吃大 苦、耐大劳的精神,是干不了、干不好文字秘书工作的。这项工作虽然劳累辛苦,但苦中也 有甜。每当一份材料完成得到领导的肯定和赞许时,每当自己的思路和观点被领导所采纳, 都是文字秘书最高兴和最欣慰的时候。 其实只要自己的劳动被组织、 被领导、 被同事所认可, 对企业的发展有益,那么,所有的苦和累就都是微不足道的了。 文秘工作是一项辛苦又光荣的工作,为领导、为基层、为职工服务,是企业文秘人员的天 职。 不管是起草文件、 撰写讲话稿, 还是搞行政服务工作, 它的成绩和效益都不会非常明显。 因此,文秘人员必须要提高自己的思想境界,树立不为名、不为利、埋头苦干、无私奉献的 精神,甘当“无名英雄”。这很容易使一些同志对自己工作的价值产生疑惑,认为文字秘书的 岗位太普通,太平凡, 做不出什么大的成绩。的确,文字秘书的岗位是普普通通、平平常常、 不引人注目的, 但这并不能说明文字秘书的工作不重要, 更不能说文字秘书不能有大的作为。 众所周知,对于企业来说,大到各项方针政策的制定,小到每项具体工作的组织实施,都离 不开文字工作。 文字秘书所写的文字材料首先必须充分体现领导的意图, 这是由办公部门的 性质所决定的,但并不排斥文字秘书个人创造性的发挥。在不背离领导意图的前提下,文字 秘书完全可以把自己经过学习思考、 调查研究形成的思想观点融入到材料之中, 提供给领导 做决策参考。因此,从事文字秘书工作的同志,要正确地看待自己的工作岗位,立足于本职 工作,自觉为领导和其他职能部门做好服务。 一个文秘工,经常会接触到本单位的机密。因此,文秘人员必须时刻保持清醒的头脑,做 到不该说的“守口如瓶”,不该做的“纹丝不动”。在工作中,还要防止计算机、传真机等办公 设备的泄密,决不能把领导讨论未决的事情泄露出来,给单位工作造成被动。 因此,一个文字秘书工,作为领导与职工、领导与各部门之间联系的桥梁,一言一行,都 直接或间接地影响到单位的形象。 文秘工作的这种特殊性, 要求每一个文秘工应当认真学习, 自觉加强思想、作风修养。 同时,还必须具备以下素质 一是牢固树立忠诚的思想。要忠实于企业,诚实做人。文秘人员的品德优劣直接关系到工 作大局和领导在职工中的形象。 因而具备忠诚的品德尤为重要。 文秘工在任何时候都要作风 正派、光明磊落,做老实人,办老实事,说老实话 二是牢固树立敬业的思想。要热爱本职工作,忠于职守。文秘工作岗位重要,责任重大。 只要每位文秘工树立了正确的人生观、 价值观和从业观, 不断增强做好文秘工作的责任感和 光荣感,把做好自己的本职工作作为崇高的职责,尽心尽力,爱岗敬业,就一定能够在平凡 岗位上做出成绩来。 三是牢固树立奉献的思想。要不计较个人得失,具有任劳任怨的工作精神。文秘工作繁杂, 辛苦,应当甘于吃苦,乐于奉献,埋头苦干,坚持做到以事业为重,工作为重。 四是养成踏实的作风。要坚持实事求是的工作态度。不论办文、办事,还是进行信息调研、 督促检查,都要从客观实际出发,反映的问题,都应是真实可靠的,决不能道听途说,凭主 观臆断。 五是养成高效的作风。要力求事半功倍的工作效率。文秘工作的重要地位和作用,要求文 秘人员的工作应当是高效的,文秘人员应当树立效率的观念,具有雷厉风行的作风、科学的 组织能力,以保证工作任务的圆满完成。 一、 重要文件的知情者。 在机关事务中, 公文信函的收发, 是文秘工作的主要内容之一。 在公文信函的初始阶段, 往往是不公开的或半公开的; 但这些不公开、 半公开的公文或文件, 都是出于机关文秘工作人员之手, 由此说文秘工作人员是起草文件的知情者, 这样从文件的 语言组织,文件的组织协调乃至文件传阅和保存的过程中,都要求我们文秘工作者,守口如 瓶,虽然说文秘工作者是机关工作文件的第一知情者,但为了保证其文件的时效性,文秘工 作者自身的道德修养是至关重要的,否则必然会引起机关内部的“内乱”,给机关工作造成不 必要麻烦和损失。 二、重要内容的保密者。在文秘工作的过程中,保密是一项非常重要的岗位职责。它要 求对于一个单位的核心秘密,重要文件、档案记载的重要部分等,凡是符合“保密法”要求做 到的和领导要求的具有保密性质的内容, 文秘工作人员都必须做到, 这是一个文秘工作者能 否胜任的最起码的条件和要求。 文秘工作者不仅要做到对周边工作人员不泄密, 而且还要做 到对亲戚朋友不泄密;不仅要做到白天不泄密,而且还要做到晚上不泄密。当文件的内容与 朋友或家属有密切关系,那也要“打掉牙,往肚里咽”,要像无数革命先烈一样,为了保守党 的机密,视死如归,国家利益至上。树立服务观念、公平正义、顾全大局,为此在某种意义 上讲,文秘工作者是“冷血动物,六亲不认”。 三、领导工作的辅助者。作为一个文秘工作者,应是领导工作的辅助者。不仅是主要领 导、主管领导的辅助者,也是机关各级领导的辅助者。在机关事务中,各级领导众多,而文 秘工作者则仅有 1-2 名,往往在同一时段会出现不同事件的重复出现,这就给我们文秘工作 者造成了非常大的压力, 不仅要分门别类地为领导提供相关的内容, 还要加班加点地赶时间, 完成任务, 特别是受到领导的指责, 委屈也是常有的事, 这就需要有良好的精神素质做支撑, 要有忍耐的意识和修养;还要有协调能力为领导排忧解难;以减少内部的“内耗”,促进机关 事务正常开展,由此可以说,在机关事务中,文秘工作者是不可替代非常重要的工作,是应 该受到重视的一项工作。 四、上传下达的中转者。文秘工作是机关工作中,上传下达的中转站。在一个单位上至 领导,下至群众,中间面对的是中层干部,所以文秘工作有的特点,决定了文秘工作具有广 泛的联系性。就要求文秘工作必须是手勤、腿快、思想敏捷,对一个文件的传递,有时就需 要楼上楼下几次的跑动,有时还需要为了文件的时效性和严肃性,需要反复几次才能完成, 有时还需要与数位领导协调。可见干好一件事容易,处理好一件事有时就不容易。由于文秘 工作与各级领导有广泛的联系,又有联系职工的优势,这要求文秘工作要有良好的品行,不 能因为工作上的小小偏差,而使单位内部发生口角或摩擦,以致影响到单位内部的团结。 五、新知识应用的工作者。知识就是技能,知识就是力量,知识能提高人的智商,知识 提高适应工作的能力。文秘工作是机关工作的先行者,随着办公自动化的推广,更加突出地 显示出来, 为了适应工作的需要, 学习新知识, 应用新知识也就成为文秘工作者的首要任务, 如从手工刻印到铅字打印;从手工排版至电脑制作;再如刻录机、扫描仪、复印机、档案管 理等一系列的新设备、新仪器的使用,作为一名文秘工作者,就必须是先行者,只有先学一 步,才能胜任本职工作,只有先学一步,才能完成工作任务,其中的艰辛他人是不知晓的, 有时为了学习也会与家人发生不快,“好像就你忙”,但是学到了知识,学到了技能,掌握了 本领,心中是愉悦的。 综上所述,随着改革开放的深入发展,文秘工作依据其本身具有的特性,其服务内容也 在不断的拓宽和延伸。 为适应当前社会和经济不断向前发展的需要, 除了在理论上进行必要 的探讨外,还要从实用的角度讨论文秘工作的内容、程序、操作等技能。由于文秘工作在机 关事务中所处的角色及其工作环境,工作内容、工作关系的特殊性,自己作为一名文秘工作 者,因此必须具备良好的思想品德职业道德,在工作中要科学地利用时间,抓住要点要害, 分清前后顺序及轻重缓急。要具备敬业奉献、开拓创新、团结协作、认真学习、积善慎独、 自我完善的思想。 在工作中必须遵守实事求是原则、 效率原则、 保密原则、 分工协作等原则。 注重能力的培养,提高工作效率,提升意志能力、应变能力、协调能力、开拓创新能力,在 实践中增长才干、在不断学习中增长才能。 另外由于工作的需要,文秘工作者自身,要加强体育锻炼,特别是要加强工作间隙的颈 椎活动,防止职业病,以保证有一个健康的体魄,才能更好地胜任本职工作。

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